La gestion des pics d’appels téléphoniques en télésecrétariat médical peut être un défi, mais avec une planification et des stratégies appropriées, STC gère efficacement. Voici quelques conseils pour vous aider :
- Connaître les plages horaires spécifiques des pics d’appels : Dans le télésecrétariat médical, les pics d’appels se situent la plupart du temps le matin dès l’ouverture (8H ou 9H par exemple) et diminuent au fur et à mesure de la matinée. L’après-midi est généralement beaucoup plus calme. A noter aussi: le début de semaine est toujours énormément chargé comparé à la fin de semaine.
- Gestion des appels médicaux et optimisation du message d’accueil patient : Vous ne prenez plus de nouveaux patients ? Vous demandez obligatoirement une consultation pour une perte d’ordonnance et/ou un renouvellement d’ordonnance ? Vous avez des consignes spécifiques que nous mettons en avant sur le message d’accueil quand le patient appel, pour qu’il soit conscient de ces informations et puisse savoir quoi faire ou quoi demander avant même d’avoir votre télésecrétaire médicale.
- Personnel médical formé à la gestion des appels : Chez STC, nous proposons une télésecrétaire médicale déjà formée, avec une expérience de 10 000 appels médicaux minimum. Le télésecrétariat médical ça ne s’improvise pas et ce n’est pas pour n’importe qui.
- Utilisez un système de prise de rendez-vous en ligne : Offrir la possibilité aux patients de prendre des rendez-vous en ligne peut réduire la charge d’appels téléphoniques en permettant aux patients de planifier leurs rendez-vous de manière autonome, et ainsi avoir des appels plus qualitatifs.
- Optimisez votre répondeur : En période de congés ou d’absence, avoir un répondeur personnalisé et personnalisable qui rappelle vos consignes, vos horaires, et toutes les informations que vous jugerez utiles est indispensable.
- Évaluez les motifs récurrents des appels : Analysez les motifs récurrents des appels pour identifier les problèmes sous-jacents, et les traiter en amont sur le message d’accueil et le répondeur. Cela pourrait vous aider à mettre en place des solutions à long terme pour une meilleure communication avec les patients.
- Communiquez avec les patients : Informez les patients des heures de pointe où les temps d’attente peuvent être plus longs et leur proposer des alternatives, comme privilégier la fin d’après-midi et/ou la fin de semaine.
En mettant en œuvre ces stratégies et en adaptant votre approche en fonction des besoins spécifiques de votre cabinet médical, STC est en mesure de mieux gérer les pics d’appels téléphoniques.
